4.1. Productieleider

© Walter Roozendaal - www.muzemuzette.com - en Janine Slijkhuis - www.janineslijkhuis.nl - klik hier voor meer informatie

Ik zet de functie van productieleider bovenaan, zelfs boven regisseur en dirigent.
Het is de meest vergeten functie, omdat een vereniging de taak vaak splitst en verdeelt over bestuursleden, commissies en een regieassistent.
In de praktijk ontbreekt deze functie vaak, of is deze niet helder — en dat was één van de aanleidingen om deze syllabus te schrijven.

Bij veel verenigingen zie je dat de regieassistent een soort secretaris en praktische hulp is van de regisseur. Hij zorgt er bijvoorbeeld voor dat op de volgende repetitie een blad met wijnglazen aanwezig is, zodat er met echte spullen gerepeteerd kan worden, zonder dat ze in een soort pantomime uitgebeeld hoeven worden. Van zo’n pantomime heb je immers alleen maar last, terwijl je een werkelijke handeling als het neerzetten van een glas zo prachtig kan gebruiken om een rol vorm te geven. Op die manier kun je een ogenschijnlijk onbelangrijk bijrolletje als serveerster – met een storende maar helaas noodzakelijke handeling – prachtig gebruiken om commentaar te leveren op de hoofdrol die dat glas wijn geserveerd krijgt. Want laat maar zien: minacht ze hem, aanbidt ze hem, is ze bang van hem, of…?
Op zichzelf is de regieassistent een onmisbare functie, waar ik verderop graag meer over zeg.

Een productieleider is daarnaast even onmisbaar. Niet als een soort hulpje van de artistieke staf, maar als een gelijkwaardig lid daarvan. Iemand die het organisatorische overzicht houdt, en al die verschillende mensen en taken als coördinator met elkaar verbindt.
Je zou kunnen zeggen: de regisseur is de artistiek leider van het gezelschap, terwijl de productieleider de zakelijk leider is.
Zo’n leider heb je hard nodig in zo’n ingewikkeld geheel als een muziektheatergroep.

Taken van een productieleider kunnen zijn:

Overzicht houden over het totale productieproces:

Dat betekent:

• de tijdsplanning in de gaten houden, daar op anticiperen door op tijd de volgende stap in het productieproces voor te (laten) bereiden,
• de afstemming van onderdelen op elkaar bewaken,
• de juiste mensen op tijd met elkaar laten overleggen en uitwisselen.

Verbinding tussen bestuur en artistieke staf:

Je kunt je afvragen of de productieleider niet in het bestuur moet zitten, of uit het bestuur kan komen.
Ik ben er voor om de productieleider lid te maken van de artistieke staf. Het gaat om veel overleg- en regelwerk, in de daadwerkelijke uitvoering van het productieproces. Het bestuur zit in mijn visie net één stapje verderop, in het scheppen van de voorwaarden voor datzelfde proces.
De productieleider zal veel bestuursvergaderingen bijwonen. Maar dat doet hij in de eerste plaats als vertegenwoordiger van de werkvloer, en daarom niet als lid van het bestuur.

Eerste aanspreekpunt voor ouders:

Een regisseur kan daar gek van worden: ouders die komen vertellen dat hun kind zo teleurgesteld is omdat er dit jaar geen hoofdrol in zat… Dat soort zaken kunnen in eerste instantie door een productieleider afgevangen worden. Het gaat immers over een beslissing die door de hele artistieke staf is genomen, niet door de regisseur alleen.
De mededeling dat hun kind niet op de eerste grote kostuumdoorloop komt omdat er op zaterdag ook gehockeyd wordt, kan misschien weer beter bij de regieassistent terecht komen, want die kan de presentielijst beheren. Hij moet dan sterk genoeg in zijn schoenen staan om op zo’n mededeling tactisch en duidelijk te reageren.

Coördineren van commissies. Hierbij gaat het vooral om stimuleren en bewaken van de planning:

• Zijn er voldoende mensen voor de taken?
• Hebben zij de juiste materialen en aanwijzingen?
• Wanneer gaan ze aan het werk en is dat op tijd?
• Is hun werk afgestemd op het werk van anderen?

Budgetbeheer:

Ik kan me voorstellen dat dit tot discussie leidt. Is budgetbeheer niet een taak van de penningmeester?
Bij professionele gezelschappen is dat uitdrukkelijk niet zo. De penningmeester is daar verantwoordelijk voor een goede boekhouding, die jaarlijks door een kascommissie of accountant wordt beoordeeld. De zakelijk leider echter beheert het budget voor de lopende productie.
Je kunt daarbij eventueel een scheiding maken tussen variabele kosten en vaste kosten:

• Vaste kosten kunnen zijn: huur repetitieruimte, salarissen of onkostenvergoedingen van vaste medewerkers (bijvoorbeeld dirigent/repetitor), bestuurskosten.
• Variabele kosten hebben vooral betrekking op de lopende productie.

Beide soorten kosten kunnen deel uitmaken van de productiebegroting. Daar schrijf ik meer over in het hoofdstuk over financiën.

In elk geval vraagt dit onderwerp om heel heldere afspraken over taken en verantwoordelijkheden van penningmeester en productieleider. Zij zullen voortdurend contact met elkaar moeten houden. Bijvoorbeeld: maandelijks — maar vlak voor de uitvoering wekelijks.
Voor de productieleider is het in elk geval belangrijk om inzicht te hebben in het budget, en dan zeker in de variabele kosten:

• In de loop van het productieproces zullen nieuwe onverwachte ontwikkelingen plaatsvinden, die vragen om creatieve oplossingen: is daar ook ruimte voor in de begroting?
• Wat is er al uitgegeven en is er nog voldoende ruimte voor de resterende plannen?
• Zijn de inkomsten naar verwachting (bijvoorbeeld: sponsorgelden, subsidie), zijn er financiële mee- of tegenvallers?

Een werkbegroting biedt hier uitkomst. Dat is een begroting voor de kosten die de productieleider zelfstandig beheert. De productieleider krijgt dan de vrijheid om uitgaven die binnen de werkbegroting vallen ook te doen. Alle afwijkingen worden met de penningmeester besproken. Die hoeft dan niet voor elk bonnetje akkoord te geven.
Vooral tegen de tijd van de uitvoering moet de productieleider het overzicht goed in de gaten houden: alle kleine uitgaven gezamenlijk kunnen sneller oplopen dan je denkt!
Een in het verlengde hiervan liggende vraag is, of de productieleider tekenbevoegd is om contracten en afsprakenbrieven te ondertekenen, of dat daarvoor een handtekening van de penningmeester vereist is.

Het regieconcept bewaken en mede kunnen vertalen in concrete beslissingen:

In het productieproces staan vrijwilligers en artistieke staf voor duizenden vragen, die vaak op een onverwacht moment ineens omhoog komen, en meestal direct om een concrete oplossing vragen!
Dan moet iemand het hoofd koel te houden. Hij moet vooral het totaaloverzicht niet verliezen, en hij mag niet gauw even een oplossinkje verzinnen. Het is namelijk jammer wanneer een regisseur of dirigent die oplossing later weer afkeurt.

Kortom: de productieleider is de figuurlijke spin in het web, die alle draadjes bewaakt, mensen en meningen bij elkaar brengt, en waar nodig stimuleert en zorgt voor ondersteuning.

Belangrijke eigenschappen van de productieleider zijn:

• goed kunnen plannen en overzicht houden,
• het hoofd koel kunnen houden, flexibel kunnen reageren op allerlei situaties,
• goed om kunnen gaan met mensen, zowel met de artistieke staf als vrijwilligers als bestuur,
• en vooral: kunnen delegeren vanuit een open en enthousiasmerende houding.